پایان نامه رایگان با موضوع فرآیند کسبوکار، سیستم مدیریت، فناوری اطلاعات

جنبههای امنیتی[33]
2-4 مدیریت فرآیند کسبوکار
در این بخش با مفاهیم موجود در فرآیندهای کسب و کار و موضوعات مطرح در آن آشنا خواهیم شد. اخیراً یکی از دغدغههای اساسی سازمانها، دستیابی به روشهایی برای اتوماسیون و بهبود فرآیندهای کسبوکار است. از این‌رو سازمانها با استفاده از مدیریت فرآیندهای کسبوکار به بهبود مؤثر فرآیندهای خود مبادرت میورزند. به طور کلی میتوان گفت مدیریت فرآیند کسبوکار عبارت است از : متدها، تکنیکها و ابزارهایی که برای پشتیبانی از طراحی، اجرا، مدیریت و آنالیز فرآیندهای عملیاتی کسبوکار.
ابتدا به بیان مفهوم فرآیندهای کسبوکار سازمان میپردازیم. هر فرآیند کسبوکار مجموعهای از فعالیتهایی است که به ترتیب به منظور تولید یک خروجی خاص برای یک مشتری یا بازار مشخص طراحی میشود. تاکید فرآیند بر چگونگی کارها درون سازمان است؛ لذا یک فرآیند ترتیب مشخصی از فعالیتها در گذر زمان و مکان است که دارای یک شروع، پایان، ورودیها و خروجیهایی است که به روشنی تعریف شدهاند[34]. مدیریت فرآیند کسب‌وکار شامل روشها، تکنیکها و ابزارهایی برای حمایت از طراحی، تصویب، مدیریت و تجزیهوتحلیل فرآیندهای کسب‌وکار عملیاتی است؛ به عبارتی میتوان آن را به عنوان یک فرمت گسترش یافته از مدیریت گردش کار در نظر گرفت[35]. هر فرآیند پایهای کسبوکار عبارت است از: فرآیندی که توسط فرد مشخص در مکان مشخص به منظور افزودن ارزشی معین اجرا میشود و دادهها را در وضعیتی پایدار قرار میدهد[36]. بنابراین فرآیندها مجموعهای از عملیات درون سازمانی بوده که هدف واحدی را برآورده میکند؛ هر فرآیند از طریق مجموع زیر فرآیندهای داخلی به همراه توالی زیر فرآیندها، به عنوان نقشه شروع و پایان بیان میشود.
از دیدگاه مایکروسافت فرآیندها به چهار بخش تقسیم میشوند[37]:
فرآیندهای فردی‌: فعالیت‌های افراد یک سازمان اغلب مستند نمی‌شوند. با این حال، این فعالیت‌ها می‌توانند برای پیشبرد امور یک سازمان، بسیار حیاتی باشند. این فعالیت‌ها فرآیندهای فردی نامیده می‌شوند. این قبیل فرآیندها از طریق ابزارها و نرم‌افزارهایی مانند ایمیل،‌ نرم‌افزارهای مدیریت وظایف شخصی و مواردی از این قبیل حمایت می‌شوند. اغلب با حمایت مؤثر از این نوع فرآیندها در سازمان و مکانیزه کردن آن‌ها می‌توان کارایی سازمان را در سرویس‌دهی به مشتریان افزایش داد.
فرآیندهای فردی نیمه ساخت‌یافته‌: در یک سازمان دسته‌ای از فرآیندهای کلیدی سازمان مانند به جریان انداختن مستندات سازمانی، درخواست و تأیید مرخصی و کارهایی از این قبیل که به صورت فردی یا گروهی محدود انجام ‌شوند و تا حدودی ساختار آن مشخص باشد را به عنوان فعالیت‌های نیمه ساخت‌یافته می‌شناسند. این قبیل فرآیندها معمولاً توسط نرم‌افزارهای‌ تیمی و کارگروهی حمایت می‌گردند و می‌توان آن‌ها را در آن واحد،‌ تعریف و مدل‌سازی نمود و برای کاربران حوزه کسب و کار در سازمان مهم است که بتوانند این نوع فعالیت‌ها را در نرم‌افزار تعریف و اصلاح نمایند.
فرآیندهای سیستمی ساختارمند: پاره‌ای از فرآیندها در سازمان به دریافت ورودی از افراد و نرم‌افزارها نیاز دارند که از آن‌ها به عنوان فرآیندهای سیستمی ساختارمند یاد می‌شود. به عنوان مثال، در یک سناریوی مرتبط با یک گزارش مالی، ممکن است افرادی از سازمان، اطلاعاتی را در قالب یک فرم تهیه نمایند، فرم گزارش مالی را برای تأیید به مدیر مربوط ارسال نمایند و بعد از تأیید، آن‌ها را در نرم‌افزار مالی وارد سازند. این نوع فرآیندها عموماً میزان ساختارمندی بالایی دارند و اغلب دارای ماهیت تراکنشی هستند و به صورت تراکنشی نیز اجرا می‌گردند و اغلب با کمک فناوری اطلاعات می‌توان آن‌ها را به طور رسمی مشخص ساخت و مدل نمود.
فرآیندهای تثبیت‌شده‌: در مواردی از قبیل فعالیت‌های مهم مالی یا مدیریت زنجیره تأمین کنترل‌های فرآیندی بسیار بالایی مورد نیاز است. این نوع فعالیت‌ها عموماً در سطح وسیعی از سازمان به روشی مطمئن، کنترل‌پذیر و قابل بازرسی توزیع می‌شوند و در قالب فرآیندهای تثبیت‌شده، سازمان می‌یابند. اتوماسیون این نوع فرآیندها از طریق نرم‌افزارهای سازمانی مانند ERP انجام می‌گردد.
طبق نظر[18] مدیریت فرآیند کسبوکار، توسعه یافته مدیریت گردشکار میباشد که در دهه نود میلادی آغاز شدهاست و شامل پشتیبانی فرآیندهای کسبوکار با به‌کارگیری متدها، تکنیکها و نرمافزارهای طراحی میباشد و امکان تصویب، کنترل و تحلیل فرآیندهای عملیاتی افراد، سازمانها، برنامههای کاربردی و مستندات را مهیا میسازد.
هدف اصلی مدیریت فرآیند کسبوکار افزایش توانایی سازمان برای پاسخ سریع به تغییرات محیط میباشد. فناوری اطلاعات نقش بزرگی در پشتیبانی و کنترل فرآیندهای کسبوکار ایفا میکند به طوری که کنترل فرآیندها را به کسبوکار و کنترل سیستمها را به فناوری اطلاعات باز میگرداند. مدیریت فرآیند کسبوکار مسیر مستقیمی از تحلیل و طراحی فرآیندها تا پیادهسازی و استقرار آن‌ها طی میکند[38].
طبق تعریفی دیگر یک فرآیند کسبوکار مجموعهای از فعالیتهای44 هماهنگ شده به منظور رسیدن به اهداف کسبوکار مشخص میباشد. به هر مرحله از یک فرآیند کسبوکار، فعالیت گفته میشود[39]. از طرفی در جای دیگر فرایند کسبوکار الگوریتمی مرحله به مرحله برای رسیدن به اهداف کسبوکار مشخص میباشد[40].
طبق تعریف شرکت گارتنر منظور از مدیریت فر
آیندهای کسبوکار طراحی، اجرا و بهبود فعالیتهای بین وظیفهای است که اشخاص، سیستمهای اطلاعاتی و شرکای تجاری را به هم پیوند میدهد[41].
مدیریت فرآیندهای کسبوکار بر فرضیاتی استوار است که عبارتند از[42]:
فرآیندهای کسبوکار همیشه در حال تغییر و توسعه هستند.
فرآیندها با هم تقاطع دارند.
فرآیندهای میان سازمانهای متعدد و اشخاص ذینفع، جریان دارند.

2-4-1 چرخهحیات مدیریت فرآیند کسبوکار
مدیریت فرآیند کسبوکار فرآیندی منطقی برای مدیریت کسب‌وکار و تغییرات آن است. هر فرآیند باید با توجه به وضع مطلوب پیادهسازی شود و سپس در طول زمان می‌توان فرآیند مورد نظر را بهبود بخشید. این روال ممکن است بارها در مورد هر یک از فرآیندها اجرا گردد. از اینرو چرخهحیات مدیریت فرآیند کسبوکار به طور تکرارشونده است و در هر تکرار باید ارزش ‌افزوده‌ای به فرآیند و منطق کاری آن افزوده گردد. با توجه به چرخهحیات مدیریت فرآیند کسبوکار نه تنها درک درستی از مفاهیم پیدا میکنیم بلکه میتوانیم نیازمندیهای مدیریت فرآیند را بهتر درک کنیم.
چرخهحیات فرآیند کسبوکار که در شکل 2-11 نشان داده شدهاست شامل چهار مرحله میباشد که در ادامه به توضیح مختصر هرکدام میپردازیم[38].
مرحله طراحی و مدل‌سازی: ابتدا هسته اصلی کسبوکار و فرآیندهای مربوطه مدلسازی میشوند. بر اساس بیشتر متدولوژیها لازم نیست در همان ابتدا فرآیندهای کسبوکار بهینه شوند؛ لذا میتوان از روی وضعیت موجود مدلسازی را انجام داد و بعد با استفاده از مکانیزمهایی که متدولوژی مدیریت فرآیند کسبوکار در اختیار میگذارد، امکان طراحی و مدل‌سازی فرآیندهای کسبوکار به صورت کارا و اثربخش میسر میشود، که میتوان با کمک تحلیل و طراحی زبان مدلسازی خاص، مدلسازی فرآیندهای کسبوکار را انجام داد.
مرحله پیادهسازی و استقرار: بعد از شناخت و مدلسازی فرآیندهای کسبوکار باید فرآیندهای مدل شده مطابق با قوانین کسبوکار پیادهسازی شوند. جدا بودن قوانین کسبوکار از فرآیندهای کسبوکار این امکان را فراهم میسازد که بتوان مدیریت تغییرات قوانین کسبوکار را بدون درگیر شدن با تغییرات در فرآیندها به انجام رساند و در ادامه معیارهایی به منظور بررسی عملکرد سیستم جهت اندازهگیری کارایی و اثربخشی تعیین میگردد.

شکل 2-11 چرخهحیات مدیریت فرآیند کسبوکار[38]
مرحله ارزیابی و مدیریت: پس از استقرار سیستم در سازمان، افراد و بخشهای متعدد سازمانی متناسب با وظایفشان بایستی فرآیندهای پیادهسازی شده را اجرا کنند و مورد ارزیابی قرار دهند. در این مرحله موارد ارزیابی شده از لحاظ انطباق با خواستههای سازمان و استانداردها مدیریت میشوند.
مرحله بهبود و توسعه: استقرار فرآیندها در سازمان به منزله اتمام کار نیست، بلکه از این پس سازمان باید بتواند اجرای فرآیندها را بر اساس یک سری معیارهای کلیدی در زمینه اندازهگیری کارایی فرآیندها تحلیل نماید و در صورت لزوم تغییرات لازم را در فرآیندها اعمال کند تا کارایی فرآیندها را افزایش دهد. به واسطه این قابلیت، کاربران حوزه کسبوکار میتوانند تصمیمگیری مرتبط با فرآیندها را در زمان اجرای سیستم مشخص نمایند و آنها را اعمال کنند.
در ادامه به بررسی چرخهحیاتی که در [43] به آن اشاره شدهاست میپردازیم. این چرخهحیات مربوط به IPM است که شامل 6 مرحله خلق، ایجاد، مدل‌سازی، تجزیه و تحلیل اولیه، تصویب، تجزیه و تحلیل ثانویه و تکامل میباشد (شکل 2-12).

شکل 2-12 چرخهحیات مدیریت فرآیند کسبوکار[43]
روند این چرخه به این شکل است که فرآیندهای کسب و کار توسط طراحان فرآیندی که دانش گستردهای در مورد فرآیندهای سازمانی دارند ایجاد میشوند؛ هنگامی که یک فرآیند جدید ساخته میشود، طراحان فرآیند با مجریان فعالیتها (مانند کارگران، مشتریان، و شرکای کسبوکار) به منظور آمیختن و تجزیهوتحلیل نیازمندیهای مختلف گفتوگو میکنند. این فرآیند ایجاد شده با زبان مدلسازی فرآیند به عنوان یک الگوی فرآیند تعریف میشود. در فاز تجزیهوتحلیل اولیه الگوی فرآیند با استفاده از تکنیکهای مختلف تجزیهوتحلیل فرآیندها از جمله تکنیکهای تجزیهوتحلیل ساختاری (مانند PERT/CPM) و تکنیکهای شبیهسازی (مانند پترینت) میتوان عمل بهینهسازی را انجام داد. طی مرحله تصویب نمونههای فرآیند با استفاده از الگوهای تولید شده و توسط ماشین گردشکار و یا موتورهای BPM در پایگاه داده ذخیره میشوند. سپس در فاز تجزیهوتحلیل ثانویه مجدداً مورد بررسی قرار میگیرند و قالب فرآیند با توجه به نتایج این مرحله تکامل مییابد.
برای اتوماسیون کردن فرآیندها در سازمان بهتر است که ابتدا فرآیندهایی که محوریت داشته و در افزایش کارایی و کیفیت سرویسدهی به مشتریان موثرتند، انتخاب شوند.

2-4-2 سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار
سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار45 با هدف اتوماسیون گردشکار فرآیندهای سازمانی و ایجاد امکان پایش و مدیریت فرآیندها ارائه شده است. این گونه سیستمها سعی دارند تمام چرخه حیات فرآیندها را از زمان تعریف و مدلسازی تا زمان اجرا و بهینهسازی تحت ابزارهای مبتنی بر فناوری اطلاعات مدیریت کنند[44, 45] . از طرفی در جای دیگر سیستمهای مدیریت فرآیند کسبوکار را تنها ابزاری مبتنی بر فناوری اطلاعات میدانند که بخشی (نه تمام) از چرخهحیات مدیریت فرآیند کسبوکار را اجرا میکند. بخش دیگر این چرخهحیات مبتنی بر تئوریهای مدیریتی و فرآیندی مانند انتخاب شاخصهای کلیدی ارزیابی فرآیندها، تعی
ین اولویت استراتژیک فرآیندها برای پیادهسازی در ابزار، تعیین مکانیزمهای اصلاح و یا تغییر فرآیندها و مرتبط نمودن شاخصهای کارایی با اهداف سازمان است[42].
سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار میتواند تک واژه‌ای برای معنای هر فرآیند باشد، زیرا سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار محیط کاملی را برای مدلهای فرآیند میسازد. زبان مدلسازی فرآیند کسبوکار مدل شمایی را برای توسعه سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار آماده و مستقیماً بدون دخالت گامها بر روی سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار توسعه مداده میشود. با به‌کار بردن زبان مدلسازی فرآیند کسبوکار46، ساخت برنامههای کاربردی امکانپذیر است اما چنین فرآیندهایی خصوصیات متفاوتی را بر حسب سیستمهای نرمافزاری موجود دارند. زبان مدلسازی فرآیند کسبوکار میتواند رفتار انواع فرآیندهای یکپارچه، هماهنگی دو فعالیت و فرآیندهای دیگر را مدل کند[46].
سیستم‌های مدیریت فرآیند کسبوکار باعث تحولات عمده‌ای در متدلوژی‌های توسعه و استقرار فرآیندها شده‌اند. این سیستم‌ها از آن لحاظ که روی فرآیندها متمرکزند و بر عملیات چندمنظوره تأکید دارند، حایز اهمیت هستند و این قابلیت‌ها بر اساس معماری منعطف و قدرتمندی حاصل می‌شود

Author: mitra4--javid

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *